データのやり取り方法

1.はじめに

ロゴデータの制作が完了したら、できるだけ早く依頼主にお渡ししたい、または受け取りたいと思うもの。しかし、せっかく完成したデータも、開けなかったり活用できなければ意味がありません。今回は、ロゴデータをやりとりする上での注意点について、デザイナー側およびデータを受け取る側、両方の目線から考えていきます。

2.データをやり取りする方法と注意点

ロゴデータなど、比較的容量の大きいデータをやりとりする場合は、はじめにやり取りの方法を決めておきましょう。というのも、一言で「やりとり」といっても、その方法は多岐にわたるからです。
やりとりの方法としては、宅ふぁいる便やfirestorageに代表される、大容量ファイル転送サービスを使った方法や、クラウドストレージサービスを利用する方法などがあります。
また、サイボウズなどのグループウェアやZOHOなどのSFAシステムを利用している企業の場合は、こうしたシステム上でのやり取りもありえるでしょう。
方法はたくさんありますが、企業によってはインターネットのアクセス制限が設けられているところも少なくありません。お互いのインターネット環境などを加味した上で、データのやり取り方法についてはあらかじめ決めておいたほうが、お互いストレスなく進められるでしょう。

Point：ロゴデータをやりとりする方法を決めておこう

また忘れてはならないのがセキュリティの問題です。情報漏洩は企業として最も避けねばならない事態の一つ。こうした観点から、クラウドストレージサービスの利用を禁止している企業も少なくありません。
何気なく受け渡しにクラウドストレージサービスを利用したら、依頼主からお怒りを頂いた…なんてことにならないよう、データのやり取りについては十分に注意しましょう。

Point：情報漏洩の観点から、クラウドストレージサービスを利用する場合はあらかじめ依頼主に確認を取る

3.デザイナーが注意すること

ロゴデータのやり取りを行う際には、他にもさまざまな注意事項があります。ここでは、デザイナーが特に注意しておきたいポイントを3点ご紹介します。

3-1.Aiデータのやりとりがある場合はpdfデータも用意しておく

ロゴマークを作成する場合、ほとんどのデザイナーがIllustratorを利用して制作に当たるかと思います。そのため、場合によってはAiデータのやり取りを行うこともあるでしょう。しかし、Aiデータだけ納品するのはNG。
Aiデータは基本的に、Illustratorの入っているパソコンでしか確認することができません。Aiデータを確認できる無料のソフトウェアなどもありますが、ダウンロードするのは面倒ですし、依頼主のインターネット環境によってはダウンロードが難しい場合もあります。
また、Illustratorが入っているパソコンでも、バージョンが違えば開けないこともあります。
納品の際は依頼主がスムーズに確認できることを第一に考え、Aiデータ以外にpdfデータも用意しておきましょう。

Point：Aiデータをやりとりする場合は、pdfデータも一緒につけておこう

3-2.データ数やIllustratorのバージョンなどを記載する

ロゴデータにかかわらず、データをやりとりする場合は、送付するデータの点数やIllustratorのバージョンを記載しておきましょう。
特にロゴデータの場合は、Aiデータ以外にレギュレーションやプレゼン資料などを別途添付することもありますよね。しかし送信側がデータを一つ添付し忘れていたり、受信側が2ページあるレギュレーションの1ページ目しか確認していないこともあります。
こうしたトラブルを防ぐためにも、例えば下記のように、どういったデータを送ったのか、どういう環境で見ることができるのかを明記しておけば安心です。

※記載例）
▼納品データ詳細
ロゴデータ
Aiデータ（CS6形式）　1点
pdfデータ　1点
レギュレーション（pdfデータ　2ページ）　1点

Point：誤確認を防ぐために、添付データの詳細を記載しよう

3-3.文字のアウトライン化を忘れずに

ロゴタイプのように、文字の入ったロゴデータの場合は、必ずフォントのアウトライン化を忘れずに行いましょう。
読み取り側のパソコンによっては、カーニングが狂ってしまったり、フォントが別のものに置き換わってしまうこともあります。意外と忘れがちなポイントですので、データが完成した後は必ず確認を行うよう心がけましょう。

Point：文字のアウトライン化を忘れずに
デザイナーがデータを渡す際、大切なのは「依頼主側がスムーズに確認、使用できることを考える」ことです。依頼主が自分と同じ環境で確認しているわけではないこと、デザインについてよく知らないことを加味した上で、データのやり取りを行うようにするのがよいでしょう。

Point：誰でも確認できるよう、添付データに気を使うことが大切

4.依頼主が注意すること

次に、データをやりとりする際に依頼主が注意しておきたいポイントの中から、特に大切なポイントを2点ご紹介します。

4-1.納品データ形式を確認しておこう

デザイナーから納品された後、「実はこのデータ形式も欲しかったんだよね」と、納品データ形式の追加をお願いする方がいらっしゃいます。データ形式を換えるくらい簡単にできるのでは？と思っている方もいらっしゃいますが、場合によっては手間がかかることもあります。すでに必要なことがわかっているデータ形式があるなら、事前にデザイナーに連絡しておきましょう。

4-2.できるだけ早く確認・修正を

ロゴデータが送られてきたことに満足し、時間が経ってから内容を確認することもあると思います。タイミングによっては致し方ないこともありますが、できれば受け取った時に内容を一度確認しておきましょう。
特に修正を依頼する場合、依頼主が「これは小さな修正点だ」と思っていても、デザイナー側からすれば時間を要する大きな修正点であることも珍しくありません。また、ファイルが開けないということも考えられますので、データを受け取った際は、できるだけ早く確認や修正依頼を行うようにしましょう。

Point：あらかじめ用意すべきデータ形式がある場合は、デザイナーに伝えておくこと。データ確認はできるだけ早めに

データのやり取りにかかわらず、依頼主の場合は、デザイナーとの認識の齟齬をなくすことがとても大切です。「簡単にできるだろう」「すぐに対応してくれるだろう」という依頼主の認識や常識が、デザイナーには通じないこともあります。わからないことは自己解釈せず、必ずすり合わせを行うように心がけるとスムーズにことが運びやすくなります。

5.まとめ

■はじめにデータのやり取り方法を決めておく
■デザイナーは依頼主側がスムーズに確認、使用できることを考えてデータのやり取りを行う
■依頼主はデザイナーとの認識の齟齬をなくすことが大切